Para una pequeña empresa, elegir una aplicación para resolver un problema es complicado. Sin conocimientos técnicos, ¿cómo saber si es mejor la que me ofrece un comercial de una empresa conocida u otra que he encontrado gratis en Internet? ¿es mejor contratar un desarrollo a medida que se adapte a lo que la empresa necesita?

Esta guía le ayudará a tomar la decisión correcta.

1. No instale software pirata

Debería ser una obviedad, pero desgraciadamente es muy frecuente en las empresas españolas. Es fácil encontrar software en Internet, y parece que instalarlo gratis es una buena idea. La empresa se ahorra ese coste, y consigue un producto de calidad sin pagar un céntimo por él.

Pero lo cierto es que instalar software pirata puede tener consecuencias. Por un lado, es frecuente que el software que procede de sitios dudosos contenga virus o troyanos. Cuando nos quejamos de que el ordenador “va lento” o “hay que reinstalar” el origen está en la instalación descontrolada de software.

Lo más grave es que al usar software pirata nos exponemos a multas importantes. Existe la tentación de pensar “nadie va a venir a por mi empresa, si es pequeñita y tengo cuatro ordenadores mal contados…”. Pero no sería la primera vez que un empleado descontento (o un ex-empleado descontento) denuncia a la empresa como forma de venganza, ya que estas denuncias pueden ser anónimas y no tienen consecuencias negativas para el denunciante.

Además, al usar software sin licencia, inconscientemente se envía a los empleados el mensaje de que “todo vale”, que no importa ser deshonesto. Es probable que esto tenga consecuencias en su comportamiento, hacia la empresa o hacia los clientes.

Por todo esto, es preferible asegurarse que no estamos ahorrando en algo que a la larga nos causará muchos más perjuicios que el supuesto ahorro.

2. No desarrolle a medida

Si puede evitarse, es mejor no desarrollar software a medida. La inmensa mayoría de las empresas tienen problemas comunes, y hay software para resolverlos. Incluso para resover las características más específicas del negocio hay aplicaciones sectoriales. Pensar que entre millones de empresas de todo el mundo la nuestra es única en sus necesidades de informatización es irreal.

La tentación del desarrollo a medida surge, además de por esa percepción equivocada de excepcionalidad, por la ilusión de que un software desarrollado para la empresa se adaptará mejor a su forma de trabajar y será más adecuado.

Pero la realidad es que el desarrollo a medida tiene graves problemas. El primero es que en la inmensa mayoría de los casos, el coste se dispara respecto a lo presupuestado inicialmente. Sucede incluso en las grandes empresas con grandes proyectos informáticos. La empresa tiene a minusvalorar sus necesidades, los programadores sobreestiman sus capacidades, y el resultado es que el proyecto que valía mil acaba costando dos o tres mil, y se termina meses más tarde de los previsto.

Después surge el problema del mantenimiento. Todas las aplicaciones deben evolucionar, porque las necesidades de la empresa cambian continuamente. Y en ese momento está obligada a trabajar con quien desarrolló la aplicación original y aceptar sus tarifas. Puede incluso darse el caso de que quien desarrolló la aplicación ya no sigue en el negocio, y la empresa que le contrató se encuentra sin soporte. En cualquier caso, la única solución para los problemas graves de mantenimiento es tirar a la basura el desarrollo y comenzar de nuevo.

Hay una ventaja adicional en usar un software estándar: el adaptar los procesos de la empresa a los procesos modelados en la aplicación, casi en el 100% de los casos supone una mejora de estos procesos. Al fin y al cabo, un software usado por miles de empresas recoge las mejores prácticas de las mismas.

Si a pesar de estas razones se hace necesario una aplicación a medida por alguna circunstancia específica de la empresa, siempre se debe procurar hacer el menor desarrollo posible, e integrarlo con otro software estándar. Y, por supuesto, exigir al proveedor que entregue un código fuente bien documentado, que pueda ser modificado por un tercero.

3. Mejor software libre

Una vez decidido que vamos a usar software estándar y no un desarrollo a medida, surge la pregunta ¿software libre o software cerrado? A priori, parece que el software cerrado, vendido por una compañía informática establecida en el mercado será más fiable y de mejor calidad que una aplicación gratuita hecha por aficionados.

La realidad es que detrás de los principales proyectos de software libre hay empresas que tienen un modelo de negocio diferente: aprovechan la potencialidad del software libre para conseguir la colaboración de voluntarios que mejoran y completan el producto, consiguen una mayor notoriedad para su aplicación de manera gratuita sin grandes gastos en marketing, y ganan dinero vendiendo servicios de soporte o versiones “premium” con mayores prestaciones que las versiones libres.

La principal ventaja, por tanto, es que instalando una aplicación libre solo se paga cuando realmente se necesita soporte o alguna funcionalidad avanzada. Pero además el ritmo de desarrollo del software libre suele ser más acelerado que el software cerrado, ya que hay más desarrolladores que contribuyen, con lo que se tiene un producto más completo y en continua evolución. Al disponer del código fuente pueden realizarse pequeñas modificaciones para que se adapte mejor a nuestras necesidades. Y por último, como se dispone del código fuente, la empresa se asegura de que, pase lo que pase con el fabricante de la aplicación, existirá la posibilidad de recuperar la información introducida en el sistema.

4. Mejor abierto que cerrado

Si no hay ninguna aplicación libre que responda a las necesidades de nuestra empresa, un factor esencial para elegir entre aplicaciones cerradas es la capacidad de acceder a la información. Hay aplicaciones que almacenan nuestros datos en un formato propietario, con lo que únicamente puede accederse a los mismos utilizando el software de la empresa. Esto supone un grave riesgo para la disponibilidad de estos datos, porque si en algún momento el fabricante de la aplicación desaparece, o decide que ya no le interesa seguir con esa línea de negocio, podemos encontrarnos que debemos cambiar de aplicación pero tenemos un problema para conservar los datos antiguos.

Por eso, antes de comprar una aplicación, es imprescindible comprobar que seremos capaces de acceder a nuestra información aunque cambiemos de software.

5. Mejor aplicaciones web que instaladas

En los últimos años han surgido multitud de aplicaciones que se usan “en Internet”. Desde aplicaciones CRM como SalesForce a suites ofimáticas como Google Docs, hay toda una variedad de software empresarial que puede usarse pagando una licencia mensual en función del uso. Si contamos con una buena conexión a Internet (y en la actualidad esto es habitual), este modelo tiene muchas ventajas.

La primera es la capacidad de acceder a la aplicación desde cualquier lugar, y esto es cada vez más importante porque cada vez aumenta más la movilidad de los trabajadores.

No es necesaria una inversión inicial importante en licencias, servidores, servicios de instalación y configuración, pero además se consiguen ahorros continuos porque este tipo de software no requiere que la empresa cuente con recursos humanos y técnicos para mantener la aplicación, como sucede con las aplicaciones instaladas localmente.

Aunque inicialmente pueda parecer que es un riesgo que los datos de nuestra empresa estén “en Internet”, lo cierto es que las empresas que ofrecen estos servicios cuentan con todas las medidas de protección de la información, hacen copias de seguridad y son mucho más fiables en este sentido de lo que pueda ser una empresa pequeña, que muchas veces no cuenta con personal técnico propio.

En cualquier caso, es importante antes de contratar una aplicación web, asegurarse de que podremos disponer de una copia local de nuestra información cuando queramos. Es decir, que nuestros datos no quedan “cautivos” de la empresa que proporciona el servicio. Así, nos aseguramos de que en el caso de que ocurra un desastre, o de que la empresa deje el negocio, podremos recuperar nuestra información.

6. Tenga en cuenta la cuota de mercado

Cuando hablamos de aplicaciones libres, tal vez no sea muy preciso hablar de “cuota de mercado”. Pero el concepto es aplicable, y debe tenerse en cuenta. Ante dos aplicaciones de características semejantes, la que tiene más presencia en el mercado, y por tanto más usuarios, es siempre preferible. Esto es así por varias razones.

La primera, obvia, es que quien tiene éxito es menos probable que deje el negocio. Aunque ha habido casos de fabricantes de software que en algún momento fueron casi hegemónicos y ahora están olvidados (como Ashton-Tate y su dBase), es mucho más frecuente que sean los perdedores los que abandonen la carrera. Y el que su proveedor de software siga en el negocio supone que habrá nuevas versiones, el software se adaptará a las novedades tecnológicas, etc.

Una amplia base de usuarios significa que hay mucha más información disponible. Habrá libros, y sobre todo habrá foros en Internet donde muchos de los problemas que pueda tener estén ya resueltos. Es muy cómodo poder usar Google para resolver un problema.

Las aplicaciones con gran número de usuarios crean su propio mercado de empresas de soporte. Esto es así incluso para las aplicaciones libres. Usar una aplicación popular significa que será fácil encontrar una empresa o un profesional que pueda darnos soporte, formación o adaptar la aplicación a nuestras necesidades.